La règle web ADA Titre II soumet les ordres du jour, les procès-verbaux du conseil et les formulaires de permis des mairies à la norme WCAG 2.1 AA. Découvrez quels documents sont exemptés, lesquels ne le sont pas, à quoi ressemble un plan de mise en conformité réaliste, et comment les secrétaires de mairie peuvent publier des versions accessibles et adaptées au mobile sans refaire le site web.
Chaque jeudi après-midi, un secrétaire de mairie quelque part publie un dossier d’ordre du jour numérisé sur le site de la commune. Et chaque jeudi, un habitant qui utilise un lecteur d’écran l’ouvre et n’entend que du silence. Ce vide est précisément ce que visait le ministère de la Justice lorsqu’il a finalisé sa règle sur l’accessibilité du web au titre II de l’Americans with Disabilities Act. Si vous dirigez une mairie, un bureau départemental ou un syndicat intercommunal, cette règle détermine la manière dont vos ordres du jour, procès-verbaux et formulaires doivent être publiés. Des outils comme Flipbooks AI peuvent aider à transformer ces PDF en publications lisibles et adaptées au mobile, mais il faut d’abord comprendre ce que la règle exige réellement.
Cet article présente la règle en langage clair, répartit vos documents entre « exemptés » et « à corriger », et propose un plan concret pour les trois types de documents qui posent le plus de difficultés : ordres du jour, procès-verbaux et formulaires.
En avril 2024, le ministère de la Justice a publié une règle définitive qui retient la norme technique WCAG 2.1 niveau AA pour le contenu web et les applications mobiles des collectivités territoriales et des administrations d’État. Avant cette règle, le titre II imposait déjà un accès équivalent, mais sans jamais nommer de norme mesurable. Désormais, c’est chose faite.
La règle s’applique à toutes les entités publiques d’État et locales couvertes par le titre II. Cela comprend les communes, les villes, les départements, les districts scolaires, les bibliothèques publiques, les syndicats intercommunaux et les conseils et commissions qui en dépendent. Les dates de mise en conformité dépendent de la population :
| Taille de l’entité | Date de mise en conformité initiale | Exemples typiques |
|---|---|---|
| 50 000 habitants ou plus | 24 avril 2026 | Grandes villes, départements |
| Moins de 50 000 habitants | 26 avril 2027 | Petites communes, départements ruraux |
| Syndicats et structures spéciales | 26 avril 2027 | Syndicats des eaux, des pompiers, parcs |
⚠️ Les dates de mise en conformité ont beaucoup varié au fil des discussions politiques. Vérifiez les dates en vigueur sur le site ADA du ministère de la Justice avant de fixer une échéance interne.
Les WCAG reposent sur quatre principes : le contenu doit être perceptible, utilisable, compréhensible et robuste. Pour un secrétaire de mairie, cela se traduit par des exigences concrètes :
Les habitants interagissent avec la mairie à travers un petit nombre de documents. L’ordre du jour du conseil leur indique ce qui sera décidé. Les procès-verbaux leur indiquent ce qui a été décidé. Les formulaires leur permettent d’agir : obtenir un permis, demander des documents, déposer une demande de licence, s’inscrire à un programme.
Ces trois catégories sont aussi celles où la règle s’applique le plus durement, car les exceptions qui protègent les anciens contenus archivés ne protègent pas les documents dont les habitants ont besoin pour prendre part à la vie publique.
Un ordre du jour de réunion est actuel, public et lié à une échéance. Un habitant qui ne peut pas lire l’ordre du jour ne peut pas s’exprimer à son sujet, et la possibilité de prendre la parole en public est un moyen essentiel de participer à la vie locale. Les dossiers de séance sont encore plus difficiles : ils combinent souvent rapports des services, contrats numérisés, tableurs et présentations en un seul fichier de 300 pages.
Les procès-verbaux se situent dans une zone grise. Les plus récents sont des contenus actifs que les habitants consultent régulièrement. Les plus anciens peuvent relever du contenu web archivé, que la règle traite différemment. La distinction compte, et nous la détaillons dans la section sur les exceptions ci-dessous.
Les formulaires sont le cas le plus clair. La règle précise que les documents électroniques classiques utilisés pour demander un service public, y accéder ou y participer doivent être accessibles, même s’ils ont été publiés avant la date de mise en conformité. Une demande de permis sous forme de PDF numérisé et sans étiquettes est l’exemple type de la non-conformité.
La règle prévoit une courte liste d’exceptions. Elles sont plus étroites que ce que la plupart des gens espèrent, alors lisez attentivement chaque condition avant de laisser un fichier intact.
Un contenu est exempté s’il est conservé uniquement à des fins de référence ou d’archivage, s’il est stocké dans une archive clairement identifiée, s’il n’est pas modifié après son archivage et s’il a été créé avant la date de mise en conformité. Les quatre conditions doivent être réunies. Un dossier de procès-verbaux de 2019 placé dans la même navigation que les procès-verbaux actuels, sans étiquette d’archive, pourrait ne pas être admissible.
Les fichiers Word, les PDF, les tableurs et les présentations publiés avant la date de mise en conformité sont exemptés, sauf s’ils servent actuellement à demander un service, à y accéder ou à y participer. C’est pourquoi les anciens formulaires ne sont pas sûrs, alors qu’une ancienne lettre d’information l’est généralement.
Les documents protégés par mot de passe et concernant une personne précise, comme une facture de services publics ou une lettre sur l’état d’un permis, sont exemptés de la règle web tant qu’ils restent liés à cette personne. Les contenus publiés par des tiers, comme les observations du public envoyées par les habitants, sont également exemptés, sauf si le prestataire ou le mandataire de la collectivité les publie.
| Type de document | Statut probable | Raison |
|---|---|---|
| Ordre du jour de la réunion de mardi prochain | Doit être accessible | Contenu nouveau et actuel |
| Procès-verbaux approuvés le mois dernier | Doit être accessible | Contenu nouveau publié après la date |
| Procès-verbaux de 2018 dans une archive étiquetée | Probablement exempté | Contenu web archivé |
| Demande de permis de construire de 2020 encore en ligne | Doit être accessible | Utilisé pour accéder à un service |
| Facture individuelle derrière un identifiant | Exempté | Individualisé, protégé par mot de passe |
| Lettre d’observation d’un habitant déposée par ce dernier | Exempté | Contenu de tiers |
💡 Si vous hésitez sur l’exemption d’un fichier, vérifiez combien d’habitants s’en servent encore. Si des personnes le téléchargent encore pour faire leurs démarches auprès de la commune, traitez-le comme un contenu actif et corrigez-le.
Le problème le plus fréquent des sites municipaux est le PDF numérisé. Un scanner produit une image de page. Pour un lecteur d’écran, une image de page ne contient aucun mot.
Les PDF composés uniquement d’images échouent sur tous les plans. On ne peut pas les rechercher, on ne peut pas les agrandir sans les rendre flous, on ne peut pas les faire lire à voix haute, et ils sont pénibles sur un téléphone. Un habitant qui utilise un petit écran doit zoomer et faire défiler la page latéralement, sur une page conçue pour du papier format lettre.
La plupart des secrétaires de mairie n’ont pas d’équipe dédiée à l’accessibilité. Ils disposent d’un adjoint à temps partiel, d’une boîte mail partagée et d’une réunion le lundi. Un plan doit tenir compte de cette réalité.
Listez chaque type de document présent sur le site et classez-les selon leur fréquentation et leur effet direct sur la participation. Les ordres du jour, les procès-verbaux récents et les formulaires actifs passent en premier. Les rapports annuels et les lettres d’information viennent ensuite. Les archives viennent en dernier.
La correction d’accessibilité la moins coûteuse intervient avant même que le PDF n’existe. Rédigez les ordres du jour dans un traitement de texte, avec des styles de titres, des listes et des tableaux réels. Ajoutez un texte alternatif aux images. Exportez avec les balises activées. Un document bien construit demande quelques minutes de plus ; un document réparé après coup peut prendre une heure.
Rédigez une politique d’une page qui précise que chaque nouveau document public doit respecter la norme WCAG 2.1 AA avant publication. Ajoutez la même phrase à chaque contrat avec un prestataire, y compris l’éditeur du logiciel d’ordres du jour et toute personne qui crée des formulaires.
| Tâche | Responsable | Fréquence | Outil nécessaire |
|---|---|---|---|
| Rédiger l’ordre du jour avec des styles de titres | Secrétaire de mairie | À chaque réunion | Traitement de texte |
| Lancer le vérificateur d’accessibilité sur le dossier de séance | Secrétaire adjoint | À chaque réunion | Éditeur PDF |
| Sous-titrer la vidéo de la réunion | Service informatique ou prestataire | À chaque réunion | Service de sous-titrage |
| Auditer les formulaires actifs | Responsable des archives | Trimestriel | Lecteur d’écran |
| Relire les contrats des prestataires | Avocat de la commune | Annuel | Modèle de contrat |
Ajoutez un lien ou un numéro de téléphone bien visible permettant aux habitants de demander un format accessible ou de signaler un obstacle. Répondez rapidement. Une réponse documentée et rapide témoigne de la bonne foi et règle souvent un problème avant qu’il ne devienne une plainte.
Une fois vos fichiers source propres, il vous faut encore une manière agréable de les présenter. Un lien vers un PDF oblige les habitants à télécharger un fichier et à ouvrir une autre application. Un flipbook s’ouvre dans le navigateur, s’adapte à tous les écrans et conserve un texte sélectionnable.
Le processus prend quelques minutes par document :
Pour les dossiers comportant de nombreuses pièces jointes, le Créateur de flipbooks de rapport permet de parcourir facilement les longs documents, et l’outil Intégrer un flipbook sur un site web les place directement sur votre page existante.
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✅ Un flipbook ne remplace pas les documents source accessibles. Construisez d’abord correctement le PDF, puis utilisez le flipbook comme porte d’entrée conviviale, et gardez toujours à côté un lien de téléchargement accessible.
| Méthode de publication | Adaptée au mobile | Texte recherchable | Fonctionne sans téléchargement | Effort pour le personnel |
|---|---|---|---|---|
| Lien vers un PDF numérisé | Mauvaise | Non | Non | Faible |
| Lien vers un PDF balisé | Passable | Oui | Non | Moyen |
| PDF balisé en flipbook | Bonne | Oui | Oui | Moyen |
| Page HTML seule | Excellente | Oui | Oui | Élevé |
Les formulaires méritent une attention particulière, car la règle les traite comme la priorité absolue.
Chaque champ a besoin d’une étiquette visible, reliée au champ par programmation. Un texte indicatif qui disparaît dès que l’on commence à saisir ne compte pas. Regroupez les champs liés, comme une adresse postale, pour que la technologie d’assistance annonce le nom du groupe.
Tous les habitants ne rempliront pas un formulaire en ligne, et c’est normal. Prévoyez un numéro de téléphone, une option en personne et un moyen de demander de l’aide. L’accessibilité concerne l’égalité d’accès au service, et un guichet bien tenu en fait partie.
💡 Remplacez « Imprimez, signez et scannez » par un nom saisi ou une option de signature électronique partout où la loi de votre État le permet. Cela aide les habitants à mobilité réduite et réduit votre propre charge de numérisation.
Les documents ne constituent qu’une partie du tableau. Les diffusions en direct, les réunions enregistrées et les présentations projetées dans la salle relèvent également de la règle.
Une vidéo enregistrée a besoin de sous-titres et d’une audiodescription ou d’un équivalent. Une vidéo en direct a besoin de sous-titres en direct au niveau AA. Publier une transcription ou les procès-verbaux approuvés à côté de l’enregistrement est un complément judicieux, même si cela ne remplace pas les sous-titres.
Les plans de zonage et les graphiques budgétaires sont des cas fréquents de non-conformité. Fournissez un résumé textuel ou un tableau de données à côté de chaque graphique, afin que l’information ne reste pas enfermée dans une image.
Si votre plateforme d’ordres du jour, votre portail de paiement ou vos formulaires en ligne viennent d’un prestataire, vous restez responsable du résultat. Demandez à chaque prestataire un rapport de conformité à l’accessibilité à jour et inscrivez votre exigence WCAG 2.1 AA dans le contrat.
Vous n’avez pas besoin de corriger chaque document d’un coup. Un mois bien ciblé peut changer ce que vivent les habitants.
Les communes qui suivent cet ordre constatent généralement moins de plaintes, car les documents que les habitants utilisent le plus sont corrigés en premier.
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