Eine praktische Vorlage für ein Veranstaltungsprogramm, aufgebaut um drei Seiten, die Teilnehmende tatsächlich öffnen: die Agenda, die Referentenliste und den Sponsorenbereich. Du siehst die Seitenreihenfolge, Textregeln, Vergleichstabellen und erfährst, wie du es als mobilfreundliches Flipbook ohne Wasserzeichen veröffentlichst.
Frag jemanden, der schon eine Konferenz organisiert hat, was Teilnehmende am Anmeldetisch als Erstes mitnehmen, und die Antwort ist immer dieselbe: das Programm. Ist die Agenda schwer lesbar, wirken die Referenten anonym und stehen die Sponsoren auf der letzten Seite versteckt, wirkt die ganze Veranstaltung weniger gut organisiert, als sie es tatsächlich ist. Dieser Artikel gibt dir eine einsatzbereite Vorlage für ein Veranstaltungsprogramm, aufgebaut um genau diese drei Seiten, dazu die genaue Reihenfolge, Wortzahlen und Layout-Entscheidungen, die Menschen zum Weiterlesen bringen. Wenn es fertig ist, kannst du es mit Flipbooks AI als digitales Flipbook veröffentlichen, damit dasselbe Programm auf Papier, auf dem Smartphone und in einem E-Mail-Link funktioniert.
Apps und QR-Codes haben das Programm nicht ersetzt. Sie haben nur verändert, wo es lebt. Teilnehmende wollen weiterhin einen Ort, an dem sie drei Fragen beantwortet bekommen: Was passiert gerade? Wer spricht? Wer hat das alles möglich gemacht?
Ein gutes Programm erfüllt drei Aufgaben gleichzeitig:
💡 Profi-Tipp: Behandle das Programm wie ein Produkt, nicht wie einen Rest. Teams, die es drei Wochen statt drei Tage vor der Veranstaltung entwerfen, erkennen Referentenwechsel und Tippfehler, solange sie noch leicht zu beheben sind.
Die meisten Veranstalter geben inzwischen beide Versionen heraus. Die gedruckte ist praktisch am Eingang. Die digitale ist der Ort für Aktualisierungen, Links und Videos.
| Format | Ideal für | Schwachstelle | Aktualisierungstempo |
|---|---|---|---|
| Gedrucktes Heft | Anmeldetische, Galaabende | Lässt sich nach dem Druck nicht ändern | Langsam |
| Statisches PDF | E-Mail-Anhänge | Zoomen per Fingergeste auf dem Smartphone | Mittel |
| Flipbook | Smartphones, Websites, Social-Links | Braucht eine kurze Einführung für neue Nutzer | Schnell |
Ein Flipbook behält das Gefühl des Umblätterns von einem Heft und lädt auf jedem Gerät schnell. Zur Einrichtung kommen wir später in diesem Artikel.
Bevor du ein Gestaltungsprogramm öffnest, lege die Reihenfolge fest. Diese Abfolge passt zu den meisten ein- bis dreitägigen Veranstaltungen und lässt sich für einen halbtägigen Workshop kürzen.
Sponsoren fragen oft nach der vorderen Innenseite des Umschlags. Du kannst sie ihnen anbieten, aber halte die Agenda innerhalb von zwei Seitenwechseln ab dem Umschlag. Wer den Zeitplan nicht schnell findet, vertraut dem Rest des Hefts bald nicht mehr.
| Veranstaltungsgröße | Empfohlene Seiten | Agenda-Seiten | Referentenseiten | Sponsorenseiten |
|---|---|---|---|---|
| Halbtägiger Workshop | 8 bis 12 | 1 | 2 bis 3 | 1 bis 2 |
| Eintägige Konferenz | 16 bis 24 | 2 | 4 bis 6 | 3 bis 4 |
| Zwei- oder dreitägiger Gipfel | 28 bis 48 | 4 bis 6 | 8 bis 14 | 4 bis 8 |
Die Agenda ist die meistgeöffnete Seite jedes Programms. Gestalte sie für Menschen, die stehen, Kaffee in der Hand halten und drei Sekunden lang hinschauen.
Beginne mit der Uhrzeit links, dem Vortragstitel in der Mitte und Raum oder Track rechts. Setze den Vortragstitel fett. Schreibe den Namen des Referenten kursiv in eine zweite Zeile.
| Uhrzeit | Programmpunkt | Raum |
|---|---|---|
| 08:30 | Anmeldung und Kaffee | Haupthalle |
| 09:15 | Eröffnung Gastgeberin, Vorsitz | Saal A |
| 10:00 | Eröffnungsvortrag: Was sich dieses Jahr verändert hat Name des Referenten | Saal A |
| 11:00 | Pause und Besuch bei den Sponsoren | Ausstellungsfläche |
| 11:30 | Breakout-Sessions (drei Tracks) | Räume 1 bis 3 |
| 13:00 | Mittagessen | Terrasse |
| 14:30 | Panel: Lektionen aus der Praxis Vier Referenten | Saal A |
| 16:30 | Abschluss und Verlosung | Saal A |
⚠️ Warnung: Veröffentliche keinen Zeitslot, bei dem du dir nicht sicher bist. Eine falsche Raumnummer auf 800 gedruckten Exemplaren kostet weit mehr als eine Lücke mit der Angabe „Wird noch bestätigt“.
Eine einzelne Seite mit allen Tagen in Spalten hilft den Leuten bei der Planung. Sie ist außerdem die Seite, die am ehesten als Screenshot gemacht und geteilt wird. Gib ihr deshalb einen sauberen Titel und deinen Veranstaltungs-Hashtag.
Referentenseiten scheitern, wenn sie zu einer Wand aus Lebenslaufzeilen werden. Teilnehmende brauchen keine vollständige Karrieregeschichte. Sie brauchen einen Grund, in diesen Raum zu gehen.
Jeder Referenteneintrag sollte dieselben vier Elemente enthalten:
Hier ist ein Beispiel für den Profilstil, der funktioniert:
Maria Okafor, Leiterin Partnerschaften, Northline Logistics. Maria hat zwölf Jahre damit verbracht, Lieferantennetzwerke über drei Kontinente aufzubauen. Ihr Vortrag zeigt, wie ein regionaler Distributor die Einarbeitungszeit halbiert hat. Außerdem leitet sie eine monatliche Gesprächsrunde für Verantwortliche im Betrieb.
Beachte, was fehlt: Auszeichnungslisten, Schulnamen und jeder frühere Arbeitgeber. Wenn jemand das wissen möchte, füge einen Link oder einen QR-Code hinzu.
Unterschiedliche Fotostile lassen eine Referentenliste ungleichmäßig wirken. Bitte jede Referentin und jeden Referenten um ein quadratisches Porträt, mindestens 800 Pixel breit. Wenn du unterschiedliche Fotos verwenden musst, schneide sie in dieselbe Form zu und halte das Gesicht zentriert. Eine kurze Fotoecke vor Ort, wie die oben abgebildete, spart viele Last-Minute-E-Mails.
| Referenten-Layout | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Raster mit 6 pro Seite | Kompakt, leicht zu vergleichen | Nur kurze Profile |
| 2 pro Seite, großes Foto | Starke Persönlichkeit | Braucht mehr Seiten |
| Hervorgehobene Doppelseite plus Raster | Hebt Hauptredner hervor | Braucht eine klare Hierarchie |
Für die meisten Programme ist eine hervorgehobene Doppelseite für zwei oder drei Hauptredner, gefolgt von einem Raster für alle anderen, die beste Balance.
Füge die Vortragszeit neben jedem Namen auf der Referentenseite hinzu und den Namen des Referenten neben jedem Vortrag in der Agenda. In einem Flipbook kannst du außerdem anklickbare Links setzen, sodass ein Tipp auf einen Namen direkt zum Profil springt.
Sponsoren zahlen für Sichtbarkeit, und das Programm ist einer der wenigen Orte, an denen sie das belegen können. Ein durchdachter Sponsorenbereich macht es außerdem leichter, die Pakete für das nächste Jahr zu verkaufen.
Gruppiere die Logos nach dem, was jeder Sponsor bezahlt hat, von der höchsten bis zur niedrigsten Stufe. Die Größe sollte zur Stufe passen, aber lass nie einen kleineren Sponsor das Gefühl haben, nur ein Nebengedanke zu sein.
| Stufe | Übliche Platzierung | Logogröße | Länge des Textes |
|---|---|---|---|
| Titelsponsor | Umschlag, Begrüßungsseite, ganze Doppelseite | Am größten | 80 bis 100 Wörter |
| Gold | Halbe Seite | Groß | 50 Wörter |
| Silber | Gemeinsame Seite | Mittel | 25 Wörter |
| Community-Partner | Logoleiste, Rückseite | Klein | Nur der Name |
Vermeide es, ihren Werbetext Wort für Wort zu übernehmen. Ein kurzer, schlichter Text wirkt wie eine Empfehlung. Ein langer Werbetext wirkt wie Ballast.
✅ Best Practice: Schicke Sponsoren 10 Tage vor dem Stichtag einen Probeabzug ihrer Seite. Bitte sie, Logo, Kurztext und Link schriftlich zu bestätigen. So vermeidest du Nachdrucke in letzter Minute und Wünsche wie „Könnt ihr unser Logo austauschen?“.
Ein digitales Programm kann zeigen, wie viele Menschen es geöffnet haben und welche Seiten die meiste Aufmerksamkeit bekamen. Diese Daten machen deinen Nachbericht an die Sponsoren konkret. Mit dem Professional-Tarif bei Flipbooks AI erhältst du Analysen und Werkzeuge zur Lead-Generierung, die helfen, den Nutzen zu belegen.
Kurze Texte halten das Programm übersichtlich. Nutze diese Grenzen als Ausgangspunkt.
| Element | Zielumfang |
|---|---|
| Begrüßung | 100 bis 150 Wörter |
| Vortragstitel | 8 Wörter oder weniger |
| Vortragsbeschreibung | 25 bis 40 Wörter |
| Referentenprofil | 50 bis 70 Wörter |
| Sponsorentext | 25 bis 80 Wörter |
💡 Profi-Tipp: Drucke eine Seite des Entwurfs aus und halte sie eine Armlänge entfernt. Wenn du den nächsten Programmpunkt nicht in drei Sekunden findest, braucht das Layout mehr Weißraum.
Wenn dein Entwurf als PDF vorliegt, kannst du ihn in wenigen Minuten in ein Flipbook verwandeln. Der Veranstaltungsprogramm-Ersteller ist genau für diese Aufgabe gebaut, und der PDF-zu-Flipbook-Konverter übernimmt die Dateikonvertierung.
| Funktion | Warum sie einer Veranstaltung hilft | Tarif |
|---|---|---|
| Keine Wasserzeichen | Wirkt professionell für Sponsoren | Alle Tarife |
| Unbegrenzte Flipbooks | Eines pro Veranstaltung, pro Tag oder pro Track | Standard und höher |
| Passwortschutz | Nur für private Programme oder Ticketinhaber | Standard und höher |
| Analysen | Sieh, welche Seiten geöffnet werden | Professional |
| Lead-Generierung | Sammle E-Mail-Adressen, bevor der Zugriff erfolgt | Professional |
| Offline-Downloads | Nützlich an Orten mit schwachem Empfang | Verfügbar |
Alle Preise und Tarife findest du hier, um den passenden Umfang für deinen Veranstaltungskalender zu wählen.
Eine Fachmesse mit 60 Ausstellern nutzte ein Programm mit 32 Seiten. Die Agenda stand auf den Seiten 4 und 5, und die Aussteller wurden nach Halle statt alphabetisch gruppiert. Besucher fanden Stände schneller, und die Aussteller meldeten am ersten Vormittag mehr Andrang.
Ein Firmen-Offsite für 150 Mitarbeitende verzichtete auf die Sponsorenseiten und nutzte den Platz für ein Teamverzeichnis. Die Agenda war eine einzige ausklappbare Doppelseite, und die digitale Version wurde vor der Anreise per Link geteilt. Weniger Leute fragten am Empfang, wohin sie gehen sollten.
Eine Gala nutzte das Programm, um Spenderinnen und Spendern zu danken. Statt nach Stufen ordnete sie die Unterstützer nach Spendenhöhe und fügte auf jeder Seite eine kurze Geschichte über das Anliegen hinzu. Die digitale Version wurde in der Nachfass-E-Mail wiederverwendet, mit einem Spendenlink auf der letzten Seite. Für Organisationen, die außerdem jährlich Wirkungsberichte veröffentlichen, ist das Jahresbericht-Tool für Non-Profit-Organisationen ein passender Begleiter.
| Wochen vorher | Aufgabe |
|---|---|
| 6 | Seitenreihenfolge festlegen und Profile sowie Fotos der Referenten anfordern |
| 5 | Sponsorenlogos und Texte sammeln |
| 4 | Erster Entwurf, interne Prüfung |
| 3 | Korrekturabzüge an Referenten und Sponsoren schicken |
| 2 | Letzte Korrekturen, in den Druck geben, Flipbook erstellen |
| 1 | Links testen, digitale Version mit Teilnehmenden teilen |
| Veranstaltungstag | Den neuesten Link am Eingang mit einem QR-Code teilen |
Du hast jetzt die Seitenreihenfolge, die Textgrenzen und die Layout-Entscheidungen. Der letzte Schritt ist, sie in eine Datei zu bringen und sie zu teilen.
Eine klare Agenda, Referenten mit echter Persönlichkeit und Sponsoren, die sich wertgeschätzt fühlen: Das ist das ganze Rezept. Baue die Vorlage einmal, und jede weitere Veranstaltung wird leichter.
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